Một Số Mẹo Làm Giảm Dung Lượng File Excel Trên Máy Tính

Share 0

Không thể phủ nhận Excel hiện đang là một trong những phần mềm cực kỳ quan trọng đối với dân văn phòng nói chung và đặc biệt là với những người làm về tài chính/ kiểm toán nói riêng. Nếu như trong quá trình làm việc, bạn đang gặp vấn đề bởi những file Excel có kích thước lớn và không biết phải làm như thế nào. Hãy tham khảo qua một số mẹo làm giảm dung lượng file Excel bên dưới của Long luxi !

Giới Thiệu

Excel (hay Microsoft Excel ) là một phần mềm bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office . Có chức năng chính là hỗ trợ người dùng ghi lại dữ liệu, trình bày thông tin dưới dạng bảng, tính toán và xử lý các thông tin một cách nhanh chóng và tat update window 11 chính xác. Qua một thời gian dài sử dụng, file Excel sẽ càng có dung lượng lớn. Đặc biệt là đối với file làm việc của những bạn làm trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng vì yêu cầu cần thực hiện nhiều phép tính toán hay sắp xếp dữ liệu….

Một Số Mẹo Làm Giảm Dung Lượng File Excel Trên Máy Tính

Một vài hướng dẫn dưới đây được thực hiện trên máy Mac. Nếu so với các dòng máy Windows sẽ có đôi chút khác biệt nhỏ. Nhưng chung quy lại các bước vẫn tương tự nhau.

Lưu Dưới Dạng Tập Tin Nhị Phân

Bước 1: Mở file Excel cần tuỳ chỉnh.

Bước 2: Chọn File => Save as.

Bước 3: Chọn Excel Binary Workbook tại mục File Format đối với macOS/ Save as type đối với Windows. Sau đó nhấn Save để lưu là xong.

Bạn có thể thấy dung lượng file Excel trước và sau khi chuyển đổi được giảm rất nhiều.

Cắt Giảm Ô Tính Ở Vùng Chưa Cần Sử Dụng

Bước 1: Mở file Excel cần tuỳ chỉnh.

Bước 2: Chọn các hàng và cột trống bằng cách nhấn và giữ tổ hợp Command + Shift + mũi tên (macOS) hay Ctrl + Shift + mũi tên (Windows).

Bước 3: Chuột phải vào vị trí bôi đen và chọn Delete.

Xoá Định Dạng Các Hàng Và Cột Không Dùng Đến

Bước 1: Mở file Excel cần tuỳ chỉnh.

Bước 2: Nhấp chuột vào số thứ tự của hàng hoặc chữ cái của cột trống đầu tiên. Nhấn và giữ tổ hợp Command + Shift + mũi tên (macOS) hay Ctrl + Shift + mũi tên (Windows) để chọn hàng hoặc cột trống còn lại.

Bước 3: Chọn tab Edit (macOS) hoặc tab Home (Windows) trên thanh Menu. Nhấp vào nút Clear. Chọn Formats đối với hệ điều hành macOS và Clear All đối với hệ điều hành Windows.

macOS

Windows

Sau khi thực hiện các thao tác trên, các hàng hoặc cột không dùng đến sẽ được xoá định dạng.

Xoá Định Dạng Có Điều Kiện

Bước 1: Mở file Excel cần tuỳ chỉnh.

Bước 2: Vào tab Home trên thanh Menu. Chọn Conditional Formatting => Clear Rules => Clear Rules from Entire Sheet.

Loại Bỏ Các Công Thức Không Cần Thiết

Bước 1: Mở file Excel cần tuỳ chỉnh.

Bước 2: Bôi đen bảng dữ liệu. Chuột phải chọn Copy.

Bước 3: Tạo file Excel mới. Sau đó chuột phải vào trang tính:

• Đối với macOS: Trong phần Paste Special chọn Values.

• Đối với Windows: trong phần Paste Options chọn biểu tượng Values (V).

Loại Bỏ Dữ Liệu Ẩn (Trang Tính, Hàng Và Cột) Đối với Windows

Bước 1: Mở file Excel cần tuỳ chỉnh.

Bước 2: Chọn file trên thanh Menu => Info => Check for Issues => Inspect Document.

Bước 3: Tại hộp thoại Document Inspector, chọn Inspect. Sau đó nhấp vào Remove All ở mục Hiddan Rows and Columns. Cuối cùng nhấn Close. Tất cả các hàng và cột ẩn trong sổ làm việc sẽ bị xóa.

Nén Dung Lượng Hình Ảnh

Đối với macOS

Bước 1: Mở file Excel cần tuỳ chỉnh.

Bước 2: Chọn File => Reduce File Size.

Bước 3: Tích vào All pictures in this file ở mục Apply to. Chọn Email (96 ppi) ở mục Picture Quality. Sau đó Nhấn OK để hoàn tất thiết lập.

Đối với Windows

Bước 1: Mở file Excel cần tuỳ chỉnh.

Bước 2: Chọn hình ảnh muốn nén. Sau đó vào tab Picture Format => Compress Pictures. Trong cửa sổ hiện ra, bỏ tích Apply only to this picture. Sau đó chọn Email (96 ppi): minimize document size for sharing. Nhấn OK để hoàn tất.

Xoá Watch Windows

Bước 1: Mở file Excel cần tuỳ chỉnh.

Bước 2: Chọn Formulas trên thanh Menu => Watch Window => Delete Watch.

macOS

Windows

Lời Kết

Vậy là Long luxi đã chia sẻ đến bạn một số mẹo làm giảm dung lượng file Excel. Hy vọng bài viết này hữu ích với bạn. Nếu như có bất kì thắc mắc hay đóng góp gì, vui lòng bình luận bên dưới. Bọn mình sẽ giải đáp trong thời gian sớm nhất. Chúc các bạn sức khoẻ, thành công và hẹn gặp lại ở các bài viết tiếp theo!